Mikutano ya waandishi wa habari ni sehemu muhimu ya shughuli za PR za kampuni yoyote. Shukrani kwao, media na umma unaovutiwa wanaweza kupokea habari mpya kutoka kwa wawakilishi rasmi wa shirika fulani, na usimamizi wa kampuni unaweza kuelezea msimamo wao juu ya maswala muhimu zaidi kwao. Lakini ili mkutano wa waandishi wa habari ulete matokeo mazuri kabisa, lazima upangwe vizuri.
Maagizo
Hatua ya 1
Ikiwa umepewa dhamana ya kuandaa na kufanya mkutano na waandishi wa habari, kwanza kabisa, amua ni lengo gani unalotaka kufikia: sema juu ya mafanikio yoyote ya kampuni yako, onyesha umma kwa shida fulani, wasilisha mtu fulani wa umma kwa nuru ya kushinda, nk.. P. Kisha chagua mahali na wakati wa mkutano wa waandishi wa habari. Kumbuka kuwa shughuli hizi zinafanywa vizuri katikati ya wiki ya kazi (Jumanne-Jumatano-Alhamisi) asubuhi au alasiri, lakini sio zaidi ya saa 4 jioni.
Hatua ya 2
Chagua mahali pa kufanya mkutano wa waandishi wa habari kulingana na uwezo wa shirika lako na idadi ya waalikwa waliopangwa. Tafadhali kumbuka kuwa viti vya kutosha vinahitajika kwa wanahabari. Hakikisha mapema kuwa kuna vipaza sauti ndani ya chumba, skrini za makadirio (ikiwa ni lazima) na nafasi ya bure ya kusanikisha kamera za Runinga.
Hatua ya 3
Tengeneza orodha ya media na mashirika ambayo wawakilishi wako ungependa kuwaona kwenye hafla yako. Andaa na utume matangazo na mialiko angalau wiki mbili kabla ya tukio lako lililopangwa. Inashauriwa, baada ya mialiko kutumwa, kuwaita nyongeza kibinafsi na kujifunza juu ya uamuzi wao wa kuhudhuria au kutokuhudhuria mkutano wa waandishi wa habari. Kwa hivyo, hautataja tu idadi ya wageni wa siku zijazo, lakini pia pia kumbusha juu ya hafla yako ikiwa watu walisahau kuhusu hilo au hawakupokea toleo lako la waandishi wa habari.
Hatua ya 4
Andaa vifaa muhimu vya uwasilishaji kwa washiriki wote wa mkutano wa waandishi wa habari. Kitanda cha mshiriki kawaida hujumuisha nakala ya toleo la waandishi wa habari, orodha ya maafisa watakaozungumza kwenye mkutano na waandishi wa habari na majina na nafasi zao kamili, ajenda (utaratibu na mada za hotuba), matangazo na vifaa vya uendelezaji. Inaonekana bora zaidi ikiwa vifaa vyote vya uwasilishaji kwa kila mshiriki vimeundwa kama seti moja kwenye folda ya ushirika na nembo ya shirika.
Hatua ya 5
Ikiwa unapanga kuanzisha idhini kwa washiriki, waambie mapema juu ya hii na uwaambie ni data gani unayohitaji (jina, msimamo, maelezo ya pasipoti, nk). Andaa mapema beji za majina kwa washiriki wote na kadi zitakazowekwa kwenye meza zinazoonyesha majina na majina ya spika. Ikiwa mkutano wa waandishi wa habari umepangwa kwa muda mrefu wa kutosha, hakikisha kwamba hali ya washiriki wake ni sawa: makofi na vinywaji na vitafunio, vyumba vya kuvuta sigara na vyoo, panga wakati wa kupumzika.
Hatua ya 6
Baada ya mkutano wa waandishi wa habari, hakikisha uwasiliane na ofisi za wahariri wa vyombo vya habari vinavyohudhuria na uliza juu ya vifaa vilivyotengenezwa kama matokeo yake. Uliza nakala za machapisho ikiwa haikukubaliwa hapo awali.
