Katika jamii ya kisasa, wakati kila dakika ya wakati inathaminiwa, mazungumzo ya simu yamekuwa njia ya kawaida ya mawasiliano kati ya watu. Marafiki na marafiki, jamaa na marafiki huwasiliana na msaada wa mawasiliano ya simu, mazungumzo ya biashara yanafanywa. Jinsi ya kuzungumza kwenye simu kwa usahihi?
Sheria za kimsingi ambazo zinapaswa kufuatwa wakati wa kuzungumza kwenye simu zinapaswa kuwa sawa kwa wafanyikazi wote:
- Jibu simu zote zinazoingia.
- Chukua simu mara tu baada ya kupiga simu, bila kumlazimisha mteja kupiga kituo kwa masaa.
- Unapojibu simu, usisahau kusema salamu yako, taja shirika, na ujitambulishe.
- Ikiwa mpigaji hajitambulishi, tafuta jina na jina la heshima kwa maneno: "Ninawezaje kuwasiliana nawe?"
- Unahitaji kuzungumza kwenye simu kwa usahihi, kujaribu kutoruhusu misemo kwenye mazungumzo: "Unahitaji nini", "Hakuna mtu", "Sijui chochote." Hii inadhoofisha heshima ya taasisi hiyo na husababisha mtazamo wa kutatanisha kwa wafanyikazi, kuwafanya wawe na shaka juu ya uwezo wao wa kitaalam.
- Fuatilia matamshi yako, matamshi, na kiwango cha hotuba, hakikisha kwamba mpigaji anakuelewa vizuri.
- Ikiwa wakati wa mazungumzo ya simu laini ya pili ya simu imewashwa, basi unahitaji kuomba msamaha kwa msajili wa kwanza, chukua mpokeaji na ujulishe msajili wa pili kuwa uko busy. Hakikisha kumwuliza ikiwa atakuwa anatarajia au ikiwa utampigia tena baadaye. Hapo tu endelea mazungumzo na mteja wa kwanza.
- Ikiwa mpigaji anauliza mfanyakazi ambaye hayupo kwa sasa, hakikisha kuomba msamaha na kutaja wakati atakapokuwa mahali pa kazi.
- Sikiza kwa uangalifu msajili, jaribu usisumbue au ubishane naye. Hii ndiyo njia bora ya kupata habari muhimu kutoka kwa mwingiliano.
- Mwisho wa mazungumzo, asante kwa simu hiyo.
Kuna ujanja wakati wa kufanya mazungumzo ya simu na marafiki na familia. Usisahau kuhusu sheria za fomu nzuri. Kabla ya mazungumzo yenyewe, wanasaikolojia wanapendekeza kutoa sentensi moja ya utangulizi au mbili, na kisha tu endelea mazungumzo. Muulize rafiki ikiwa ana wakati wa bure wa kuzungumza kwenye simu. Kulingana na adabu, mazungumzo yanapaswa kusimamishwa na yule aliyepiga simu.
Ikiwa utazingatia miongozo hii rahisi, basi simu zitakuwa njia nzuri kwako kuwasiliana na watu wengi.
