Maisha yetu ya kijamii na kibiashara mara nyingi huhusishwa na kushiriki katika mikutano anuwai - iwe mkutano wa wanahisa, mkutano mkuu wa washirika wa ushirika, HOA au mikutano mingine yoyote ya hadhara. Jukumu la mikutano kama hiyo ni kutatua na kuandika maswala muhimu ambayo yanahusiana na shughuli za mashirika ya umma au vyombo vya kisheria. Tafakari sahihi katika nyaraka za maamuzi yaliyopitishwa kwenye mkutano huo inathibitisha uhalali wao na ni hati ya kisheria.
Maagizo
Hatua ya 1
Ili kuchora muhtasari wa mkutano, tumia karatasi za kawaida za A4 za karatasi ya kuandika. Kichwa cha dakika lazima kiwe na kichwa cha waraka na sehemu ya utangulizi inayoonyesha sababu ambayo mkutano wa raia au wanahisa ulifanyika.
Hatua ya 2
Chini ya kichwa hicho, onyesha tarehe ya mkutano na anwani ambayo ilifanyika, na idadi ya watu waliopo. Ikiwa wale waliopo waliashiria ushiriki wao kulingana na karatasi ya usajili, basi hii lazima pia ionyeshwe katika itifaki. Tafakari fomu ya mkutano: kwa uchunguzi wa awali, kwa agizo la kibinafsi na uwepo wa kibinafsi, au kutumia njia ya pamoja ya ushiriki.
Hatua ya 3
Onyesha majina ya majina, majina ya kwanza na majina ya jina la mwenyekiti na katibu aliyechaguliwa na mkutano huo, zinaonyesha idadi ya kura zilizopigwa, dhidi na kuzuiwa kutoka kwa wagombea wao.
Hatua ya 4
Eleza orodha ya maswala kwenye ajenda, ukianza na yale ya kubonyeza zaidi, hesabu na rekodi za hotuba, midahalo na upigaji kura kwa kila suala, anza na idadi yake. Katika kurekodi hotuba, inahitajika kuonyesha kiini kikuu cha ripoti iliyowasilishwa. Inapaswa kusemwa kwa ufupi, lakini kwa fomu ambayo haijumuishi utata. Ikiwa ni lazima, maandishi ya hotuba yanaweza kushikamana na dakika. Maneno na matamshi yote yanayohusiana na kiini cha hotuba yanapaswa kutolewa na dalili ya majina.
Hatua ya 5
Rekodi ya kila suala lazima iishe na uamuzi uliochukuliwa na dalili ya matokeo ya kupiga kura. Baada ya maandishi ya majadiliano ya maswala yote kwenye ajenda, onyesha kwamba uamuzi wa jumla wa mkutano ulitangazwa kufungwa.
Hatua ya 6
Saini dakika hizo na mwenyekiti na katibu wa mkutano, na uziweke kwenye shirika lako au mwenyekiti wake.
