Barua zingine zinamalizika bila kufafanua hivi kwamba mwandikiwaji anashangaa: lazima asome tena maandishi ili kuelewa kiini. Kwa sababu ya ukosefu wa muda, mpokeaji anaweza kutupa barua hiyo au kufanya kitu ili kujivuruga na asiangalie tena hali iliyotajwa. Mwisho wazi, mafupi na wenye uwezo unasisitiza heshima kwa msomaji na husaidia kujibu haraka ombi au mahitaji.
Maagizo
Hatua ya 1
Eleza kile ulichotaka kusema katika nukta tatu. Inaweza kuonekana kuwa mawazo yanawasilishwa wazi, lakini maoni ya habari hutegemea hali ya msomaji. Kwa hivyo, soma tena maandishi na andika mawazo makuu matatu kando. Hizi zinaweza kuwa ukweli, tarehe, majina, nk. Hisia hazihitajiki hapa, andika kwa kifupi, kwa maneno machache, kwa sababu unahitaji tu kwa muhtasari, kumbuka mambo makuu.
Hatua ya 2
Andika vitendo vitatu kwa mpokeaji wa barua pepe. Athari za watu zinaweza kutabirika. Inaonekana kwako kuwa inawezekana kujibu bila usawa kwa habari iliyowasilishwa, lakini mtu hufanya hivyo kulingana na tabia na nia ya mtu binafsi. Ikiwa hauelezi wazi ni nini unatarajia kutoka kwa msomaji, hataelewa au kusema kwamba hakuelewa.
Hatua ya 3
Panga orodha kutoka kwa hatua zilizopita katika kushuka kwa umuhimu. Mwisho wa barua wakati mwingine hufanana na neno la mwisho kwenye kikao cha korti: hisia ya mpokeaji wa barua hiyo, hitimisho na matokeo hutegemea hii. Ondoa vitu kutoka kwenye orodha ambayo inaweza kuachwa bila kuathiri maana ya ujumbe. Weka orodha fupi iliyobaki mwishoni mwa barua ili msomaji asikose chochote.
Hatua ya 4
Onyesha muda uliowekwa. Ikiwa unasubiri majibu ya barua hiyo, kuwa maalum juu ya matarajio yako. Watu wengine wana tabia ya kuchelewesha hadi ya mwisho, kwa hivyo kutaja wakati maalum inaweza kuwa mbaya.
Hatua ya 5
Acha maelezo yako ya mawasiliano. Mwandishi wako anapaswa kupata simu yako haraka. Tarajia hali kama hizo na, ikiwa tu, ingiza habari muhimu kwenye barua hiyo, hata ikiwa una hakika kuwa mpokeaji anayo.
Hatua ya 6
Kuwa na heshima, sema kitu kizuri, asante kwa wakati wako. Muandikishaji atachukua hatua kwa hiari zaidi na kuwasiliana haraka ikiwa barua hiyo itampendeza au inamfanya asiwe na uzoefu mbaya.
Hatua ya 7
Hakikisha kutia saini ujumbe na jina lako: hii inaunda hisia ya mawasiliano halisi. Ni muhimu kwa mtu kuzingatia jibu na kuchukua kwa uwajibikaji. Ongoza kwa mfano na watu watakutendea vivyo hivyo.
