Siku hizi, wakati biashara nyingi za Urusi zina washirika wa biashara nje ya nchi, kubadilishana kwa wajumbe imekuwa jambo la kawaida. Hii inasaidia kufahamiana na utengenezaji kwenye wavuti, kibinafsi ujuane na wale ambao utafanya nao kazi, tathmini hali hiyo na utatue haraka maswala ya biashara. Wakati wa kukutana na ujumbe, kuna mambo kadhaa ya shirika ya kuzingatia.
Maagizo
Hatua ya 1
Katika hatua ya maandalizi, jadili saizi ya ujumbe, ukizingatia kuwa maswala ya kazi yanasuluhishwa haraka, ndogo. Pia, chagua safu ya upande wako ili idadi ya washiriki iwe sawa na idadi ya wale utakaokutana nao. Jadili mazungumzo yatafanyika katika lugha gani na andaa mkalimani hata kama wageni watakuja na yao.
Hatua ya 2
Tafuta juu ya maswala ambayo yanauwezo wa kutatua hili au mwanachama huyo wa ujumbe, kwani Magharibi, utii unazingatiwa sana. Unapaswa kurejea kwa mmoja wa wageni ili uhakikishe kuwa, kulingana na majukumu yake, ana haki ya kutoa habari.
Hatua ya 3
Jadili mapema maswala ambayo yatahitaji kutatuliwa na kuandaa vifaa vyote ambavyo vinaweza kuhitajika. Jadili ni nyaraka gani zitasainiwa baada ya kumalizika kwa mazungumzo. Kukubaliana juu ya ratiba - wataanza saa ngapi, watachukua muda gani na ni lini kutakuwa na mapumziko.
Hatua ya 4
Ikiwa ujumbe huo unaongozwa na mtu wa kutosha, tuma mwaliko haraka iwezekanavyo ili kusisitiza heshima na kuongeza uwezekano kwamba ziara hiyo itafanyika na mtu huyo hatakuwa na mikutano mingine iliyopangwa wakati huu.
Hatua ya 5
Andaa chumba tofauti cha mkutano, kizuri, hakikisha kila mshiriki wa mkutano anapewa mahali pazuri. Hifadhi kwa vinywaji baridi, kahawa, biskuti na sahani nzuri. Usisahau kuweka vibao vya majivu ikiwa haujali ili wale waliopo waweze kuwasha sigara wakati wa mkutano.
Hatua ya 6
Kukubaliana ikiwa itakuwa muhimu kurekodi mazungumzo, idhini inapaswa kutolewa na pande zote mbili. Hakikisha wageni wameketi wakiangalia mlango, hila hii ya kisaikolojia itawafanya wajisikie walishirikiana zaidi. Na hakikisha haubadiliki na simu wakati wa mkutano.
Hatua ya 7
Ni bora kwa msichana mzuri na anayetabasamu kukutana na ujumbe huo na kuupeleka mahali pa mazungumzo. Anaweza kungojea wageni katika ukumbi wa jengo ambalo mazungumzo yatafanyika. Wageni wanapofika mahali pa mkutano, inahitajika kutambulisha ujumbe wote kwa kila mmoja ili wale ambao wanataka kukaa karibu nao wafanye hivyo.
