Katika ofisi yoyote na katika uzalishaji, wafanyikazi mara nyingi hufanya kazi na aina anuwai ya nyaraka, kwa hivyo uwezo wa kuandaa hati rasmi za biashara ni muhimu kwa kila mtu. Wakati huo huo, kuna mahitaji ya jumla ambayo yanapaswa kuzingatiwa wakati wa kuandaa hati yoyote - barua ya biashara, agizo, msimamo, maagizo, n.k.
Maagizo
Hatua ya 1
Anza kuandaa hati kwa kufafanua uwezekano wake na anuwai ya maswala ambayo yanahitaji kutatuliwa. Hii itakusaidia kuamua aina ya hati na fomu yake, ambayo kwa kiasi kikubwa huamua hali na mtindo wa uwasilishaji wa yaliyomo.
Hatua ya 2
Pitia sheria na kanuni za serikali na wakala ambazo zinatawala jinsi maswala haya yanashughulikiwa. Hii ni hatua muhimu sana, inayoonyesha kusoma na kuandika kwako, na kukuruhusu kuchora hati ambayo inakidhi kikamilifu utaratibu uliowekwa wa usindikaji na utatuzi wa maswala ya kazi. Hii pia itasaidia kuamua mtazamaji, chombo kinachoidhinisha na kuratibu na kuhakikisha kuwa yaliyomo kwenye waraka huu na aina ya uwezo wa shirika hili.
Hatua ya 3
Jifunze maandishi ya nyaraka za kiutawala na za udhibiti ili hati inayotengenezwa isigongane nayo, isiirudie. Kwa hili, ni muhimu kuwa na hifadhidata ya elektroniki ya nyaraka kama hizo.
Hatua ya 4
Kukusanya habari juu ya sifa za maswala yatatuliwe, andika rasimu ya waraka. Wakati wa kuandaa, tumia maandishi ya stencil na misemo ya kawaida na misemo inayotumiwa kijadi katika hati za biashara. Chunguza hati zingine ambazo zimetengenezwa katika shirika lako au mfumo wa biashara ya rika na uchukue mtindo wao wa uandishi kama msingi.
Hatua ya 5
Nakala kuu ya waraka huo imekusudiwa kushawishi hatua fulani, kushawishi. Lazima iwe na sababu na mantiki. Maneno lazima yazingatiwe kwa sheria. Katika nafasi ya kwanza kuna mahitaji ya kuegemea na usawa wa habari iliyowasilishwa. Maandishi yanapaswa kuwa sahihi na yenye kuelimisha na mafupi iwezekanavyo. Kwa kawaida, haipaswi kuwa na makosa ya kisarufi, uakifishaji au stylistic ndani yake. Katika tukio ambalo katika hati unataja habari iliyo kwenye chanzo kingine au hati, lazima uonyeshe matokeo yake yote.
Hatua ya 6
Hariri hati ya rasimu na uratibu na watu hao ambao wameidhinishwa kufanya hivyo. Baada ya hapo, andika hati kwa mujibu wa kanuni zinazokubalika na uisaini.
