Chama chochote cha umma au cha kitaalam kina baraza linalosimamia ambalo, pamoja na marudio yaliyoainishwa katika hati yake, lazima iunganishe wahusika wote kufanya mikutano ya kuripoti na uchaguzi. Kuingia kwa mikutano hiyo ni wazi kwa washiriki wote wa jamii fulani au wajumbe kutoka kwa vikundi vya washiriki, na hivyo kutumia haki yao ya kushiriki katika shughuli zake.
Maagizo
Hatua ya 1
Fikiria juu ya ajenda ya mkutano. Kwa kuwa ripoti na uchaguzi ni moja wapo ya mambo muhimu, idadi ya waliojitokeza katika kesi hii inatarajiwa kuwa ya juu. Kwa hivyo, pamoja na mada hizi, unaweza kujumuisha maswala mengine muhimu kwenye ajenda ambayo utajadili na wanachama wa chama chako. Amua juu ya wakati na mahali ambapo mkutano wa kuripoti na uchaguzi utafanyika. Chumba ambacho kimepangwa kufanyika lazima kiwe cha umma na kipana cha kutosha kuchukua kila mtu.
Hatua ya 2
Zijulishe pande zote zinazovutiwa kuhusu mkutano wa kuripoti na uchaguzi. Ili kufanya hivyo, unahitaji kutuma mialiko na dalili ya ajenda, tarehe na mahali pa mkutano. Tuma matangazo na habari hii mahali ambapo inaweza kuonekana na idadi kubwa zaidi ya washirika. Weka tangazo kama hilo kwenye media na runinga, ikiwa ni lazima.
Hatua ya 3
Panga usajili wa waliohudhuria kuanza nusu saa kabla ya mkutano kuanza. Peana idadi ya kutosha ya wasajili ili ifikapo mwanzo wa hafla hiyo, wajaji wote wawe na fursa ya kuingiza data zao za kibinafsi. Kawaida, hii ni jina la jina, jina na jina, shirika au kitengo cha kimuundo, anwani ya mahali pa usajili au makazi, habari ya mawasiliano.
Hatua ya 4
Chagua mwenyekiti na katibu wa mkutano. Tafadhali kumbuka kuwa mwenyekiti wa chombo chako kilichochaguliwa hawezi kuchaguliwa kama mwenyekiti wa mkutano. Ikiwa ni lazima, ikiwa imetolewa na hati za kisheria, chagua kamati ya vitambulisho, ambayo huangalia mamlaka ya manaibu, ikiwa wamechaguliwa kutoka kwa vikundi vya wanachama wa chama hicho.
Hatua ya 5
Katibu lazima atunze dakika. Katika dakika, onyesha idadi ya wajumbe au wanachama wa chama walio kwenye mkutano, ambao walichaguliwa kuwa mwenyekiti, katibu na matokeo gani ya kupiga kura.
Hatua ya 6
Mwenyekiti wa chombo kilichochaguliwa hufanya ripoti juu ya kazi iliyofanyika. Katika itifaki, onyesha jumla ya kura na tathmini - ikiwa inatambuliwa kuwa ya kuridhisha au la. Mkutano lazima usikie mapendekezo ya muundo mpya wa chombo kilichochaguliwa, kujadili na kupiga kura kwa kila mgombea kando. Rekodi matokeo ya kupiga kura kwa dakika.
Hatua ya 7
Baada ya maswala yote ambayo yameainishwa katika ajenda yamejadiliwa, mwenyekiti wa mkutano lazima aifunge na kutia saini dakika za mkutano pamoja na katibu.
