Karibu kila raia, bila kujali makazi yake, anaweza kuhitaji kuwasilisha malalamiko kwa mamlaka. Mara nyingi, lazima ushughulikie malalamiko ambayo yanaweka madai dhidi ya majirani wenye shida, maafisa wafisadi, waajiri wasio waaminifu au wauzaji wasio waaminifu.
Kwa sababu yoyote ile kwa nini unayo haja ya kuandika malalamiko, unapaswa kukumbuka kila wakati kwamba unapaswa kuwasilisha malalamiko kwa mujibu wa sheria zilizo wazi na zisizo na utata - tu katika kesi hii unaweza kupata jibu la haraka na linalofaa kwa swali linalokusumbua. Ni kwa kufanya malalamiko kwa usahihi tu ndipo unaweza kupata suluhisho la shida.
- Malalamiko yanaweza kuwa ya mdomo au maandishi, lakini malalamiko ya mdomo yanaweza kuzingatiwa kuwa yenye ufanisi ikiwa utalalamika wakati wa miadi ya kibinafsi na afisa. Hii inamaanisha kuwa lazima utumie muda mwingi kwenye usajili wa mapema, ukingojea kwenye foleni, nk. Kwa hivyo, ni bora kuandaa malalamiko kwa maandishi - ni malalamiko yaliyoandikwa ambayo inachukuliwa kuwa njia rahisi na bora ya kusuluhisha kutokuelewana mengi.
- Malalamiko yaliyoandikwa yanaweza kutumwa kwa uongozi wa mkoa na kwa mamlaka ya shirikisho - lakini kwa hali yoyote, waraka huu utafikia mwandikiwa na hautazingatiwa mapema zaidi ya siku saba baadaye. Ni bora kujua mapema kwa njia ya simu kwa uwezo wa mamlaka gani ni suluhisho la shida inayokuhusu, kwa ufanisi andika malalamiko kwa maandishi na upeleke moja kwa moja kwa mamlaka inayofaa.
- Inahitajika kutibu utayarishaji wa malalamiko yenyewe kwa uwajibikaji iwezekanavyo - kwa ustadi zaidi na kwa kueleweka hati hii imeundwa, kwa haraka suala lililosemwa ndani yake litatatuliwa. Kona ya juu kulia, andika jina kamili la mamlaka itakayoshughulikia malalamiko yako, na pia afisa ambaye unataka kutuma malalamiko yako. Usisahau kuonyesha pia anwani, jina, jina na jina la mwombaji, kwani malalamiko bila data ya kibinafsi hayakubali kuzingatiwa - inachukuliwa kuwa haijulikani. Isipokuwa tu kwa sheria hii ni rufaa zilizo na habari juu ya kitendo haramu kilichopangwa au tayari kilichofanywa.
- Kiini cha madai yako kinapaswa kufupishwa hapa chini, upande wa kushoto wa karatasi. Inahitajika kuweka jina la malalamiko kulingana na yaliyomo. Inahitajika kuelezea malalamiko yenyewe wazi, lakini kwa dalili ya maelezo yote ambayo ni muhimu kwa kuzingatia malalamiko. Eleza hali zote zilizoambatana na ukiukaji wa haki zako, na ikiwa kuna mashahidi, toa habari juu yao.
- Ni vizuri ikiwa una ushahidi wa maandishi ya maneno yako mwenyewe - nakala zake lazima ziambatishwe kwenye malalamiko. Kukamilisha malalamiko vizuri, nakala zote za nyaraka zilizoambatanishwa nayo lazima kwanza zihakikishwe na mthibitishaji na zinaonyesha mwisho wa malalamiko orodha yote ya nyaraka zinazoambatana.
- Hakikisha tarehe na saini malalamiko na saini yako mwenyewe. Bila kujali malalamiko yako huenda wapi, fanya nakala nyingi - unayo haki ya kufungua nakala za malalamiko yako na mashirika mengi mara moja. Wakati wa kuwasilisha malalamiko kwa mamlaka husika, hakikisha kujua ni nambari ipi itapewa hati hii na kuiandika. Kwa njia hii unaweza kufuatilia maendeleo ya malalamiko yako baadaye. Katika hali nyingi, kipindi cha kuzingatia malalamiko katika mamlaka ya manispaa au shirikisho sio zaidi ya siku thelathini tangu tarehe ya kupokea.
- Ikiwa malalamiko yako yalikataliwa au uamuzi ulifanywa ambao haukukuridhisha, una haki ya kuwasiliana na mamlaka ya juu kwa kutuma malalamiko sawa na kiambatisho cha jibu ambalo umepokea tayari. Ikiwa haujui ni yupi wa mamlaka ya juu unapaswa kuwasiliana, unaweza kuwasilisha malalamiko kwa ofisi ya mwendesha mashtaka.
